Même si une planification minutieuse permet d'atténuer les changements survenant pendant la construction, des imprévus peuvent tout de même se produire, ce qui peut avoir des répercussions sur le périmètre et le calendrier de votre projet. Ces événements imprévus se traduisent par des ordres de modification coûteux s'ils ne sont pas pris en compte à l'avance.
Dans ce guide, nous aborderons les questions les plus fréquemment posées concernant les ordres de modification, notamment leur définition, la manière de les communiquer, comment distinguer les travaux facultatifs des travaux obligatoires, l'impact qu'ils peuvent avoir sur le calendrier de votre projet, le moment le plus opportun pour négocier, ainsi que les circonstances pouvant entraîner l'annulation de votre garantie.
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Que sont les ordres de changement?
Les ordres de modification correspondent à des travaux supplémentaires qui modifient le périmètre et le budget de votre projet. Il existe trois catégories d'ordres de modification : état du chantier, demande du client, erreur/omission. Les ordres de modification peuvent également entraîner une réduction du périmètre des travaux, ce qui devrait se traduire par un avoir sur le coût du projet.
État du site (condition imprévue)
Ces changements surviennent en raison d'événements imprévus, tels que des défauts cachés ou des non-conformités découverts pendant la construction, que ce soit derrière les murs, dans les fondations ou dans les éléments de plomberie, électriques et structuraux du bâtiment.
Demande du client
Ce type d'ordre de changement se produit lorsqu'un propriétaire demande des modifications à son projet après la signature du contrat. Par exemple, un propriétaire peut finir par préférer un type de céramique plus petit, ce qui nécessite plus de travail, ou vouloir ajouter des modifications qui entraînent des coûts de matériaux plus élevés, comme des escaliers flottants au lieu d'un escalier standard.
Erreur et omission
Ce type de changement se produit lorsqu'il y a une erreur ou une omission dans les plans du projet ou dans l'étendue des travaux qui ne permettra pas au projet de répondre à ses exigences ou à ses objectifs.
Quand dois-je communiquer les ordres de changement ?
Au début de votre projet, il doit être clairement indiqué que tout ordre de changement doit vous être présenté, à vous et à votre gestionnaire de projet, avant que les travaux de construction ne soient effectués sur ces changements. Pour vous assurer que chaque ordre de changement est communiqué, vous devez recevoir une description de ce que le changement implique ainsi que ses coûts connexes. L'exception à cette règle est s'il y a eu une urgence, comme une fuite d'eau, ou un risque immédiat pour la sécurité du bâtiment.
Comment puis-je distinguer un ordre de changement optionnel d'un ordre de changement obligatoire ?
Il existe deux catégories d'ordres de changement : une option ou une demande officielle.
- L'ordre de changement optionnel est laissé à la discrétion du propriétaire quant à savoir s'il doit être exécuté ou non.
- En revanche, une demande est obligatoire lorsque les travaux sont imposés par la loi. Ces modifications prennent généralement la forme de suggestions formulées par l'entrepreneur et visent à accroître la valeur du projet.
Par exemple, si, lors de l’ouverture d’une cloison en plaques de plâtre, les supports structurels sont endommagés ou ne respectent pas les normes en vigueur, l’entrepreneur est légalement tenu de les réparer. Il en va de même pour les vices cachés au niveau de la plomberie ou de l’électricité. Pour faire face à ces imprévus, vous devriez prévoir une réserve pour imprévus — en particulier si votre logement a plus de 30 ans ou s’il a déjà fait l’objet de travaux de rénovation. Nous vous recommandons de prévoir au moins 10 % du coût total de vos travaux de rénovation, ou le montant le plus élevé des deux.
Le coût moyen des modifications de cahier des charges peut varier entre 5 et 10 % en fonction des conditions existantes sur votre chantier et de la complexité de votre projet. De plus, si le périmètre de votre projet n’est pas clairement défini ou détaillé, le risque de survenance d’imprévus et de coûts supplémentaires est plus élevé. Pour les projets plus complexes comportant de nombreuses inconnues, la marge de sécurité peut atteindre 20 % voire plus, car nous ne sommes pas en mesure de définir précisément le périmètre des travaux et nous ne pouvons pas voir ce qui se cache derrière les murs et les sols (exemples de projets : rénovation suite à une fuite d'eau, travaux de fondations et travaux de structure).
Quel est l'impact des ordres de modification sur le calendrier de mon projet ?
L'ajout de travaux supplémentaires au périmètre d'un projet peut avoir une incidence sur son calendrier : plus la tâche à accomplir est importante, plus il faudra de temps pour la mener à bien. Le calendrier peut également être affecté par des facteurs externes, tels que des retards dans la livraison de matériaux, comme les portes, les fenêtres ou les fermes de toit. En discutant avec votre entrepreneur, vous pourrez atténuer ces risques et anticiper la durée potentielle des modifications de commande.
Quel est le meilleur moment pour négocier les prix?
Si des modifications sont apportées au périmètre des travaux pendant la phase d’appel d’offres, nous vous recommandons d’effectuer toutes ces modifications avant de signer le contrat avec votre entrepreneur. Une fois le projet lancé, vous disposerez de moins de marge de manœuvre pour négocier le prix d’un avenant. Une fois le projet lancé, la marge de négociation est réduite, car vous devrez approuver ou refuser rapidement les ordres de modification afin de ne pas perturber le calendrier du projet (ni les coûts de l'entrepreneur général) ; vous pouvez toutefois demander à votre entrepreneur général de vous proposer des alternatives susceptibles de vous aider à maîtriser votre budget. Lorsqu'ils soumettent des ordres de modification, les entrepreneurs généraux doivent agir de bonne foi et proposer un prix équitable.
Comment ma garantie peut-elle être annulée ?
Votre garantie peut être annulée si une personne autre que l'entrepreneur général intervient dans le cadre des travaux initialement prévus. Si vous décidez de réaliser vous-même certains travaux supplémentaires, il est important que l'entrepreneur général reste le seul responsable des travaux qu'il effectue, afin qu'il puisse légalement vous fournir une garantie sur ces travaux.
Par exemple, si votre entrepreneur réalise des travaux électriques qui avaient été commencés par un autre électricien, il ne devrait pas être tenu responsable des travaux antérieurs de ce dernier. Dans ce cas, il est important soit de prévoir une validation claire, avec une inspection complète effectuée lors du transfert des travaux, soit de fournir un document indiquant clairement le début et la fin des interventions de chaque professionnel. Une autre option consiste à conclure un accord dans lequel l'entrepreneur général et l'électricien s'engagent à travailler ensemble dans le cadre de leur contrat pour l'ensemble du projet.
Les ordres de changement sont une partie normale de chaque projet! En fait, nous voyons rarement un projet se terminer sans ordre de changement, car les informations disponibles avant le début de la construction ne sont jamais parfaites. C'est pourquoi nous recommandons toujours de réserver au moins 10 % de fonds de prévoyance pour chaque projet. Si vous avez besoin d'aide, n'oubliez pas que votre chargé de projet Billdr est toujours disponible.
Consultez notre guide Comprendre l'achèvement de votre projet pour obtenir d'autres conseils sur la préparation de vos rénovations.
