Comment gérer les ordres de modification pendant vos rénovations

Même si une planification rigoureuse aide à limiter les changements pendant les travaux, des imprévus peuvent tout de même survenir et toucher la portée et l’échéancier de votre projet. Ces événements inattendus  se traduisent par des ordres de modification coûteux s’ils n’ont pas été prévus à l’avance.

Dans ce guide, nous répondons aux questions les plus fréquentes sur les ordres de modification : ce qu’ils sont, comment les communiquer, comment distinguer les travaux facultatifs des travaux obligatoires, leur effet sur l’échéancier de votre projet, le meilleur moment pour négocier et comment votre garantie peut être annulée.

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Qu’est-ce qu’un ordre de modification?

Les ordres de modification sont des travaux supplémentaires qui modifient la portée des travaux et le budget de votre projet. Il en existe 3 catégories : condition du chantier, demande du client, erreur ou omission. Un ordre de modification peut aussi réduire la portée des travaux, ce qui devrait se traduire par un crédit sur le coût du projet.

Condition du chantier (condition imprévue)

Ces changements découlent d’événements inattendus, comme des vices cachés ou des non-conformités découverts pendant les travaux, que ce soit derrière les murs, dans la fondation ou dans les éléments de plomberie, d’électricité et de structure du bâtiment.
Demande du client
Ce type d’ordre de modification survient lorsqu’un propriétaire demande des changements à son projet après la signature du contrat. Par exemple, un propriétaire peut finalement préférer une céramique de plus petit format, qui demande plus de travail, ou vouloir des modifications dont les matériaux coûtent plus cher, comme un escalier flottant au lieu d’un escalier standard.
Erreur et omission
Ce type de changement survient lorsqu’une erreur ou une omission dans les plans ou la portée des travaux empêche le projet de répondre à ses exigences ou à ses objectifs.  

Quand dois-je communiquer les ordres de modification?

Au début de votre projet, il doit être clairement établi que tout ordre de modification doit vous être présenté, ainsi qu’à votre chargé de projet, avant que les travaux visés soient réalisés. Pour vous assurer que chaque ordre de modification est bien communiqué, vous devriez recevoir une description du changement ainsi que les coûts qui s’y rattachent. La seule exception est une urgence, comme une fuite d’eau, ou un risque immédiat pour la sécurité du bâtiment.

Comment distinguer un ordre de modification facultatif d’un ordre de modification obligatoire?

Il existe deux catégories d’ordres de modification : l’option et la demande officielle.

• L’ordre de modification facultatif est laissé à la discrétion du propriétaire, qui décide s’il doit être réalisé ou non.
• À l’inverse, une demande est obligatoire lorsque les travaux sont exigés par la loi. Ces changements prennent généralement la forme de suggestions de l’entrepreneur et visent à accroître la valeur du projet.

Par exemple, si à l’ouverture d’un mur de gypse les appuis structuraux sont endommagés ou ne respectent pas les normes du code, l’entrepreneur est légalement tenu de les réparer. Il en va de même pour les vices cachés de plomberie ou d’électricité. Pour tenir compte de ces imprévus, vous devriez prévoir une réserve pour imprévus, surtout si votre maison a plus de 30 ans ou a déjà été rénovée. Nous suggérons au moins 10 % du coût de vos rénovations, selon le montant le plus élevé.

Le coût moyen des ordres de modification peut varier de 5 à 10 % selon l’état actuel de votre chantier et la complexité de votre projet. De plus, si la portée de votre projet n’est pas clairement définie ou détaillée, le risque d’imprévus et de coûts supplémentaires est plus grand. Pour les projets plus complexes comportant beaucoup d’inconnues, la réserve pour imprévus peut atteindre 20 % et plus, puisqu’on ne peut pas définir la portée avec précision et qu’on ne voit pas ce qui se cache derrière les murs et sous les planchers (exemples : rénovation à la suite d’un dégât d’eau, travaux de fondation et travaux de structure).

Quel est l’impact des ordres de modification sur l’échéancier de mon projet?

Ajouter des travaux à la portée d’un projet peut toucher son échéancier : plus les travaux sont importants, plus il faudra de temps pour les réaliser. L’échéancier peut aussi être touché par des facteurs externes, comme les délais de livraison de matériaux tels que les portes et fenêtres ou les fermes de toit. En discuter avec votre entrepreneur peut vous aider à réduire ces risques et à prévoir la durée des ordres de modification.

Quel est le meilleur moment pour négocier le prix?

Si la portée des travaux change pendant la phase de soumission, nous vous recommandons d’apporter tous vos changements avant de signer le contrat avec votre entrepreneur. Une fois le projet commencé, vous aurez moins de marge de manœuvre pour négocier le prix d’un ordre de modification. Il y a alors peu de place pour la négociation, puisque vous devrez approuver ou refuser rapidement les ordres de modification pour ne pas nuire à l’échéancier (et aux coûts de l’entrepreneur général); vous pouvez toutefois demander à votre entrepreneur général de proposer d’autres options qui vous aideront à gérer votre budget. Lorsqu’il soumet un ordre de modification, l’entrepreneur général doit agir de bonne foi et proposer un prix juste.

Comment ma garantie peut-elle être annulée?

Votre garantie peut être annulée si une personne autre que l’entrepreneur général intervient dans la portée initiale des travaux, par exemple si vous décidez de réaliser vous-même une partie des travaux supplémentaires. Il est important que l’entrepreneur général demeure seul responsable des travaux qu’il effectue, afin de pouvoir légalement vous offrir une garantie sur ces travaux.

Par exemple, si votre entrepreneur réalise des travaux d’électricité commencés par un autre électricien, il ne devrait pas être responsable du travail déjà fait par cet autre électricien. Dans ce cas, il est important soit de prévoir une approbation claire avec une inspection complète lors du transfert des travaux, soit de fournir un document qui indique clairement le début et la fin de la contribution de chaque professionnel. Une autre option est de conclure une entente où l’entrepreneur général et l’électricien acceptent de travailler ensemble dans le cadre de leur contrat pour l’ensemble du projet.

Les ordres de modification font partie de tout projet! En fait, on voit rarement un projet se terminer sans ordres de modification, car l’information disponible avant le début des travaux n’est jamais parfaite. C’est pourquoi nous recommandons toujours de réserver au moins 10 % pour les imprévus dans chaque projet. Si vous avez besoin d’aide, n’oubliez pas que votre chargé de projet Billdr est toujours là pour vous.

Consultez notre guide Comprendre la fin de votre projet pour d’autres conseils afin de bien préparer vos rénovations.