Maîtriser les feuilles de temps : bonnes pratiques et pièges à éviter en gestion de construction
Du contrôle des coûts de projet à l'exactitude de la paie, la maîtrise des feuilles de temps est une compétence essentielle pour les entrepreneurs généraux : un suivi précis du temps vous aidera à améliorer votre rentabilité. Ce billet présente les bonnes pratiques et les erreurs courantes pour aider les entrepreneurs généraux à maîtriser les subtilités du suivi du temps.
L'importance des feuilles de temps
Contrôle des coûts de projet
Un suivi précis du temps est la pierre angulaire du contrôle des coûts de projet. En consignant avec soin les heures consacrées à chaque tâche, les entrepreneurs obtiennent une vision détaillée des échéanciers et des coûts du projet. Cette transparence leur permet de prendre des décisions éclairées et d'éviter les dépassements de budget et les retards.
Chaque fois que vous créez un budget, la bonne pratique consiste à créer plusieurs catégories pour votre soumission. Chaque catégorie doit avoir son propre coût prévu, que vous comparerez ensuite aux coûts réels pendant l'exécution du projet. Au moment de suivre vos coûts réels, soyez rigoureux et associez chaque coût à la bonne catégorie pour en tirer les bons constats.
Prenons un exemple. Imaginez que vous avez la structure de coûts suivante, basée sur les soumissions envoyées à votre client :
| Catégorie | Coût prévu | Coûts réels | % réel c. prévu |
| Mobilisation | $10,000 | $9,589 | 95.89% |
| Démolition | $22%,000 | $19,500 | 97.50% |
| Excavation | $40,000 | $45,000 | 112.50% |
| Drain français | $10,000 | $10,000 | 100.00% |
| Électricité | $30,000 | $25,000 | 83.33% |
| Plomberie | $17,000 | $18,500 | 108.82% |
| Béton structural | $22%,000 | $21,500 | 107.50% |
| Charpente de bois | $30,000 | $34%,000 | 95.00% |
| Portes et fenêtres | $400,000 | $400,000 | 100.00% |
En tant qu'entrepreneur général, vous devez vous assurer de répartir correctement les coûts de main-d'œuvre dans chacune des catégories afin d'évaluer l'efficacité de votre équipe sur chaque projet.
Exactitude de la paie
On ne saurait trop insister sur le lien direct entre les feuilles de temps et l'exactitude de la paie. Des relevés de temps précis garantissent que les employés sont payés correctement, ce qui favorise la confiance et la satisfaction au sein de votre main-d'œuvre. De plus, une paie exacte contribue à la santé financière de l'entreprise en réduisant les risques de non-conformité et les litiges potentiels.
Nous vous conseillons d'utiliser des fournisseurs de paie reconnus comme Wagepoint au Canada, ou Gusto ou Rippling aux États-Unis.
Bonnes pratiques pour les feuilles de temps
Solutions numériques
Tirez parti des outils numériques, comme notre logiciel de gestion de construction Billdr PRO, pour révolutionner votre suivi du temps. Les solutions numériques améliorent non seulement l'exactitude, mais simplifient aussi l'ensemble du processus, ce qui vous fait économiser un temps et des ressources précieux.
Pour vous faciliter la vie, nous avons aussi publié une feuille de calcul Excel toute simple.
Procédures pour pointer l'arrivée et le départ
Établissez des procédures claires et uniformes pour pointer l'arrivée et le départ. Cette pratique simple mais efficace jette les bases d'un suivi du temps exact. L'uniformité de ces processus réduit les erreurs et favorise l'efficacité d'un projet à l'autre.
Billdr PRO vous offre une application simple qui permet à vous et à vos employés d'enregistrer très facilement les heures d'arrivée et de départ.
Catégorisation des tâches
Après chaque quart de travail, nous encourageons les entrepreneurs généraux à classer systématiquement les tâches dans des catégories précises. Cette pratique donne une ventilation détaillée de l'utilisation du temps, ce qui permet de mieux répartir les ressources et d'améliorer la planification des projets.
Surveillance régulière
Surveillez régulièrement les feuilles de temps pour corriger rapidement les écarts. Une intervention rapide empêche les erreurs de s'accumuler et permet de garder les projets sur la bonne voie et dans les limites du budget.
Erreurs courantes à éviter
Consignation irrégulière du temps
Une consignation irrégulière du temps mène tout droit au désastre. Les entrepreneurs généraux doivent insister sur l'importance de suivre les heures de façon constante pour respecter les échéanciers et garder le contrôle financier.
Vos travailleurs oublieront souvent de pointer leur arrivée ou leur départ : équipez-vous donc d'un outil qui envoie des rappels à tout le monde.
Entrées manquantes
Les entrées de temps manquantes peuvent semer le chaos dans la gestion de projet. Insistez sur l'importance de feuilles de temps complètes pour que toutes les heures travaillées soient comptabilisées et éviter les surprises de dernière minute.
Absence de vérification
Les feuilles de temps ne sont fiables que si des processus de vérification sont en place. Les entrepreneurs doivent instaurer une culture de vérification pour repérer les erreurs rapidement et favoriser la responsabilisation.
Avec Billdr PRO, nous avons conçu un processus qui vous permet de revoir chaque entrée pour l'approuver, la refuser ou la modifier.
Erreurs manuelles
Trop compter sur des processus manuels de feuilles de temps ouvre la porte aux erreurs. Misez sur la technologie pour automatiser le suivi du temps, réduire le risque d'erreurs manuelles et gagner en efficacité.
Vous pouvez commencer avec notre feuille de calcul Excel, mais nous vous suggérons d'utiliser notre logiciel de gestion de construction Billdr PRO pour automatiser cette tâche.
Intégrer les feuilles de temps à la paie
Simplifier les processus de paie
Intégrer les feuilles de temps aux systèmes de paie simplifie l'ensemble du processus de paie. Cette intégration allège le fardeau administratif, réduit les erreurs et garantit que les employés sont payés correctement et à temps.
Billdr PRO vous fournit des rapports hebdomadaires de feuilles de temps pour que vous disposiez de données exactes pour traiter la paie, et synchronise aussi toutes les données avec QuickBooks.
Les avantages de l'automatisation
Automatiser le lien entre les feuilles de temps et la paie apporte une foule d'avantages. Gains d'efficacité, réduction des erreurs et meilleure conformité ne sont que quelques-uns des avantages qui contribuent au succès global de la gestion de construction.
Billdr PRO envisage une intégration avec un fournisseur de paie dans un avenir proche. En attendant, vous pouvez télécharger chaque semaine un fichier CSV contenant les données des feuilles de temps.
Conclusion
En conclusion, la maîtrise des feuilles de temps est une compétence fondamentale pour les entrepreneurs généraux. En appliquant les bonnes pratiques et en évitant les pièges courants, les entrepreneurs peuvent améliorer le contrôle de leurs projets, assurer une paie exacte et propulser leur entreprise vers de nouveaux sommets. Adoptez des solutions numériques comme notre logiciel de gestion de construction Billdr PRO, établissez des procédures claires et favorisez une culture de l'exactitude pour exploiter tout le potentiel du suivi du temps en gestion de construction.
