Guía para contratistas generales: cómo comunicarte con los propietarios

Resumen

Una de las partes más importantes de tu trabajo como contratista general es comunicarte de forma eficaz con los propietarios, tus empleados y tus subcontratistas. Con los propietarios, una comunicación eficaz te ayuda a mantener la transparencia, lo que fortalece la confianza, a gestionar expectativas, a reducir la probabilidad de conflictos y a resolver problemas más rápido. Una comunicación eficaz impulsa tu rentabilidad, porque aumenta la probabilidad de terminar la obra con éxito mientras mantienes tus costos bajo control.

Puntos clave

• Durante la etapa de cotización, comunicarte bien con los propietarios consiste en proyectar experiencia y profesionalismo y generar confianza: para lograrlo, como contratista general debes prepararte antes de visitar a tus clientes, elaborar cotizaciones detalladas y profesionales y establecer expectativas claras sobre los tiempos del proyecto (inicio y duración de la obra)
• Después de firmar el contrato y durante la preconstrucción, te recomendamos organizar una reunión de arranque con el propietario para revisar el contrato, asignarle tareas claras que debe completar antes de que empiece la obra y explicarle con claridad lo que tú debes hacer para preparar la obra
• Durante la construcción, comunicarte bien con los propietarios reduce la probabilidad de conflictos y maximiza las posibilidades de terminar la obra con éxito y sin contratiempos: para lograrlo, como contratista general debes mantener a tu cliente informado con regularidad (cada semana), atender sus inquietudes de inmediato y ser transparente con las órdenes de cambio

¿Cómo dejar una gran primera impresión en los propietarios como contratista general durante la etapa de cotización?

Comunicarte con claridad con los propietarios durante la etapa de cotización es una de las habilidades más importantes que debes desarrollar para convertir más prospectos en clientes. En esta sección resumimos las mejores prácticas para comunicarte bien durante la etapa de cotización, aunque tratamos el tema con más detalle en nuestra guía “How to effectively pitch to your homeowners and win projects!”.

Cómo dejar una gran impresión en los propietarios durante una visita para cotizar un proyecto

Te invitaron a cotizar un proyecto: felicidades, es un primer paso para cerrar un cliente. Puedes dejar una buena impresión en un propietario durante la etapa de cotización siguiendo estos pasos:

• Prepárate bien: llega puntual a la primera reunión, vestido de forma adecuada y con todos los materiales y la información que necesitas para hablar del proyecto.
• Escucha activamente: presta mucha atención a las necesidades, deseos e inquietudes del propietario. Haz preguntas y asegúrate de entender su visión del proyecto.
• Comunícate con claridad: explica con claridad tu proceso, tus tiempos y tu presupuesto, y sé transparente sobre los posibles retos que puedan surgir.
• Demuestra entusiasmo y experiencia: muestra tu entusiasmo y tu experiencia en el proyecto y asegúrale al propietario que tienes las habilidades y la experiencia para completarlo a su entera satisfacción.
• Da seguimiento: después de la reunión, envía una nota o un correo electrónico de agradecimiento que reitere tu compromiso con el proyecto y los puntos clave que se trataron.

Al seguir estos pasos, puedes generar confianza y credibilidad con el propietario y sentar las bases de un proyecto exitoso.

Cómo dejar una gran impresión al enviar una cotización a un propietario

Los propietarios esperan recibir una cotización profesional con información detallada sobre los trabajos que se realizarán, los costos y los tiempos de ejecución. Para dejar una gran impresión con tu cotización, tu objetivo como contratista general es eliminar la confusión y proyectar confianza y credibilidad. Puedes lograrlo siguiendo estos pasos:

• Evalúa el proyecto a fondo: tómate el tiempo de evaluar el proyecto a fondo, incluidos sus retos o requisitos particulares, para que la cotización sea exacta y completa.
• Desglosa los costos: presenta un desglose claro de los costos del proyecto, incluidos materiales, mano de obra y cualquier otro gasto, para que el propietario entienda qué está pagando.
• Sé transparente: sé transparente sobre los posibles aumentos de costos o cambios que puedan surgir durante el proyecto, y explica con claridad cómo se manejarán.
• Destaca tu valor: resalta el valor único que aportas al proyecto, como tu experiencia, tu trayectoria y tu compromiso con un trabajo de calidad.
• Incluye un cronograma detallado: proporciona un cronograma detallado del proyecto, con fechas de inicio y terminación, para que el propietario pueda planear en consecuencia.
• Presenta la cotización de forma profesional: presenta la cotización de manera profesional, con un lenguaje claro y conciso y materiales bien organizados. Usa un software de gestión de construcción como Billdr PRO para crear rápidamente cotizaciones detalladas y profesionales. 

Mejores prácticas para negociar un contrato con un propietario

En una negociación, lo importante es poner límites y establecer expectativas claras con los propietarios. Como contratista general, los propietarios a menudo te presionarán para bajar costos a costa de la calidad y luego te harán responsable de una mala calidad. Te toca encontrar el equilibrio: intenta atender las solicitudes de los propietarios, pero en lugar de sacrificar la calidad de tu trabajo, ayúdalos a tomar decisiones informadas. Puedes lograrlo siguiendo estos pasos:

• Escucha activamente: presta mucha atención a las inquietudes y prioridades del propietario, y tómate el tiempo de entender su punto de vista.
• Sé transparente: sé abierto y transparente sobre los costos del proyecto, incluidos los posibles retos o cambios que puedan surgir, y explica cómo se manejarán.
• Establece expectativas claras: explica con claridad tu proceso, tus tiempos y tus expectativas para el proyecto, y asegúrate de que el propietario entienda qué incluye el contrato.
• Sé flexible: considera las solicitudes del propietario y haz cambios al contrato si es necesario, siempre que se ajusten a tus capacidades y estándares.
• Atiende las inquietudes: atiende cualquier inquietud del propietario de manera profesional y oportuna, y da respuestas claras y concisas a sus preguntas.
• Documenta todo: deja por escrito todos los acuerdos y cambios al contrato, y asegúrate de que ambas partes entiendan con claridad sus términos.

¿Qué espera un propietario después de firmar el contrato de remodelación y antes de que empiece la obra?

Felicidades, ganaste un contrato de remodelación con un propietario. ¿Y ahora qué? Es momento de seguir presente, comunicarte activamente con los propietarios y prepararte bien para asegurar el éxito de la obra. Esa preparación debe culminar en una reunión de arranque unas semanas (o meses, según la disponibilidad de materiales) antes de que empiece la construcción.

Aquí tienes algunos consejos sobre qué hacer en una reunión de arranque con el propietario:

• Revisa el contrato: sí, organiza una reunión de arranque para volver a revisar el contrato a fondo y asegurarte de que todas las partes entiendan con claridad el alcance del proyecto, los tiempos y las expectativas.
• Confirma que se obtuvieron todos los permisos necesarios: pregunta con anticipación a los propietarios el estado de todos los permisos y autorizaciones necesarios de las autoridades correspondientes antes de iniciar la obra.
• Comunica tu plan de proyecto: elabora un plan de proyecto detallado que incluya el cronograma, el presupuesto, los recursos y las responsabilidades de cada integrante del equipo.
• Explica a los propietarios qué deben hacer para preparar la obra: los propietarios a menudo no saben que su casa necesita cierta preparación antes de que empiece la obra, como limpiar y despejar el área.
• Crea una lista de pendientes para los propietarios: prepara una lista con las acciones de las que son responsables los propietarios para que la obra pueda comenzar, como pedir ciertos materiales, confirmar el acceso a algunas partes de la casa u obtener información de su arquitecto o ingeniero.

¿Cómo debo comunicarme con un propietario durante la obra?

Llegó la hora: la obra está por comenzar. Durante la construcción, una excelente comunicación con los propietarios y con tu equipo  es fundamental para terminar el proyecto con éxito. Te recomendamos usar un software de gestión de construcción como Billdr PRO para estructurar tu trabajo y simplificar la comunicación con tus clientes, empleados y subcontratistas. En esta sección nos enfocamos en las mejores prácticas para fortalecer tu comunicación con los propietarios durante la obra.

Mantén a tus clientes informados del avance de la obra

Más del 90% de las veces, la frustración crece durante la obra porque los propietarios no saben nada del cronograma del proyecto o porque sus solicitudes no se atendieron (o literalmente se olvidaron). Como contratista general, debes informar a tus clientes con regularidad para que sepan qué está pasando y evitar que la frustración crezca hasta provocar conflictos muy desagradables. Aquí tienes algunos consejos para evitarlo:

• Establece una comunicación regular: define un calendario de comunicación claro y regular con el propietario, como actualizaciones semanales o quincenales, para mantenerlo informado e involucrado. Nota: puedes hacerlo actualizando el cronograma de tu obra con un software de gestión de construcción como Billdr PRO.
• Sé transparente y honesto: sé transparente y honesto sobre cualquier problema que surja durante la obra, y da respuestas claras y concisas a las preguntas del propietario. Nota: puedes hacerlo enviando bitácoras diarias de obra con un software de gestión de construcción como Billdr PRO.
• Comparte el avance: informa con regularidad sobre el avance de la obra, incluidos los cambios en el cronograma o el presupuesto, e involucra al propietario en la toma de decisiones cuando corresponda.
• Atiende las inquietudes de inmediato: atiende cualquier inquietud o problema del propietario de manera profesional y oportuna, y trabaja con él para encontrar una solución.
• Fomenta la retroalimentación: anima al propietario a compartir comentarios y sugerencias durante toda la obra, y toma en cuenta sus aportaciones al tomar decisiones.
• Documenta todo: deja por escrito todos los acuerdos, órdenes de cambio y actualizaciones de la obra, y asegúrate de que ambas partes entiendan con claridad los términos y el avance. Nota: te recomendamos ampliamente usar un software de gestión de construcción como Billdr PRO para documentar de forma eficiente.

¿Cómo comunicar de forma eficaz las órdenes de cambio imprevistas?

Las órdenes de cambio casi siempre ocurren en un proyecto de remodelación importante. La mayoría de los propietarios no se da cuenta de cuánto pueden afectar estas órdenes de cambio el costo de un proyecto: en promedio, vemos que representan el 12% del valor inicial del contrato. Por lo tanto, las órdenes de cambio son una parte importante del costo de un proyecto y requieren que puedas explicar el motivo cuando surgen por imprevistos.

Aquí tienes algunos consejos para explicar a los propietarios las órdenes de cambio causadas por condiciones imprevistas en la obra:

• Sé transparente: sé transparente y honesto sobre los motivos de la orden de cambio, incluidas las condiciones inesperadas que se descubrieron durante la obra.
• Explica con claridad: da una explicación clara y concisa de los cambios que se harán, su impacto en el cronograma y el presupuesto, y los motivos de los cambios.
• Usa apoyos visuales: usa fotos o diagramas para ayudar al propietario a entender los motivos de la orden de cambio y los cambios que se harán.
• Analiza las opciones: comenta las opciones para resolver las condiciones imprevistas y da al propietario información clara y concisa sobre los costos y beneficios de cada una.
• Obtén el acuerdo por escrito: obtén por escrito la aprobación del propietario para la orden de cambio, incluidos los cambios en el cronograma, el presupuesto o el alcance del proyecto.
• Mantén informado al propietario: mantén al propietario al tanto del avance de los cambios e involúcralo en la toma de decisiones cuando corresponda.

¿Cómo decir que no con cortesía durante la obra a las solicitudes excesivas de órdenes de cambio de los propietarios?

Las órdenes de cambio excesivas pueden provocar largos retrasos en la terminación del proyecto (y, por lo tanto, afectar tu rentabilidad), según la naturaleza de las solicitudes (sobre todo si implican contactar a varios subcontratistas) o la cantidad de compromisos que tengas al mismo tiempo en otras obras. Como contratista general, quizá tengas que decir que no a tus clientes para proteger tu tiempo y tu negocio, pero ¿cómo hacerlo con la mayor cortesía posible? Aquí tienes algunos consejos:

1. Escucha su solicitud: escucha la solicitud de orden de cambio del propietario y trata de entender sus motivos.
2. Explica el impacto: explica el impacto que tendría el cambio solicitado en el cronograma, el presupuesto y el alcance general del proyecto.
3. Ofrece alternativas: propón alternativas que ayuden al propietario a lograr el resultado que busca sin órdenes de cambio excesivas.
4. Mantente firme: si la orden de cambio solicitada no es razonable o no es viable, es importante mantenerte firme y explicar que no se puede aceptar.
5. Sé respetuoso: sin importar el resultado, mantén una actitud respetuosa y profesional, y recalca que tu objetivo es terminar el proyecto a satisfacción del propietario.

Qué comunicar a los propietarios en la entrega final y después de la obra

Felicidades, estás por terminar un proyecto de remodelación residencial. Hay algunos pasos importantes para comunicarte de forma eficaz con los propietarios y asegurar un cierre sin contratiempos. 

Estos son los temas más comunes que conviene tratar con los propietarios en esta etapa:

1. Inspección final: programa una inspección final con el propietario para recorrer el proyecto terminado, atender las últimas inquietudes y asegurarte de que esté satisfecho con el trabajo.
2. Información de la garantía: entrega al propietario la información de la garantía, incluida su duración, qué cubre y cómo presentar una reclamación. Nota: puedes gestionar de forma eficiente todas tus garantías con un software de gestión de construcción como Billdr PRO.
3. Instrucciones de mantenimiento: da al propietario instrucciones de mantenimiento claras y concisas, incluido el cuidado de los acabados, aparatos o sistemas instalados como parte del proyecto.
4. Pago final: explica el proceso del pago final, incluidas las retenciones y la documentación necesaria para liberar el pago.
5. Seguimiento: programa una cita de seguimiento con el propietario para evaluar el desempeño del proyecto y atender cualquier problema que haya surgido.
6. Nota de agradecimiento: considera enviar una nota de agradecimiento u otro detalle al propietario para expresarle tu gratitud por la oportunidad de trabajar en su proyecto.